conceitos e funções do administrador

Conceitos e Funções do Administrador

Administrar uma organização corresponde ao processo de trabalhar com as pessoas e com os recursos que a integram, tornando possível o alcance dos seus objetivos. Administrar implica em tomar decisões e realizar ações, para isso são usados dois conceitos básicos, o de eficácia e o de eficiência. 

Administrar com eficácia: significa atingir os objetivos planejados.

Administrar com eficiência: implica em alcançar os objetivos dentro dos menores custos, no que se refere ao uso dos recursos.

Uma ação administrativa de qualidade é justamente aquela em que se tem, ao mesmo tempo, eficiência e eficácia nos resultados.

Administrar uma organização é aproveitar da melhor forma as circunstâncias externas, usando o mais eficientemente possível os recursos disponíveis para fazê-la crescer. O administrador deve ficar sempre atento aos fatores ambientais, externos à organização, que têm grande poder de influência sobre seus elementos internos.

Modelo de Sistemas Abertos – é um conjunto de objetos unidos por alguma forma de interação ou interdependência (CHIAVENATO, 1987).

Uma organização como um sistema dinâmico que transforma seus recursos em produtos ou serviços e que influencia e é influenciada pelo seu ambiente externo.

Um grande exemplo de ambiente externo são os clientes, os fornecedores, ou as novas empresas que entram no mercado, até mesmo os produtos substitutos, influência das tecnologias disponíveis; estes fatores levam a relação de competitividade entre uma organização e suas concorrentes. Por tanto o administrador tem o dever de desenvolver estratégias empresariais por meio das quais a sua organização possa encontrar uma posição no mercado tais forças ou de influencias do ambiente externo. Devemos considerar que cada organização apresente características econômicas e técnicas fundamentais que os diferenciam dos demais e que dão origem às forças competitivas.

Não faz muito tempo, a competição era quase inexistente em muitos países e em vários setores. Os mercados eram, em geral, protegidos e prevaleciam as posições de dominação (PORTER, 1999, p. 7).

O administrador deve gerar vantagem competitiva às organizações, o que significa ser melhor do que as concorrentes, especialmente em termos de custos, qualidade, inovação, flexibilidade e velocidade nas tomadas de decisão, que compreendem os principais fatores da competitividade.

Fayol foi o primeiro a definir as funções básicas do Administrador: planejar, organizar, coordenar, comandar e controlar - POCCC. Atualmente, sobretudo com as contribuições da Abordagem Neoclássica da Administração, em que um dos maiores nomes é Peter Drucker, os princípios foram retrabalhados e são conhecidos como Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC). Ressalte-se, então, que destas funções as que sofreram transformações na forma de abordar foram "comandar e coordenar" que atualmente chama-se apenas Dirigir.

Fonte: site Wikipédia – em 20 de abril de 2012

As Funções administrativas relacionadas, são necessária para que se possa obter os resultados desejados.

• Planejamento: determinar metas a serem alcançadas e decidir formas de alcançá-las, baseado na busca para a seguinte pergunta: O que queremos e o que devemos fazer para chegar lá.
• Organização: alocação e coordenação dos recursos necessários para completar o trabalho previsto por ocasião do planejamento. É preciso se preocupar, também, com o agrupamento e a coordenação dos funcionários e das tarefas envolvidas.
• Direção: o líder deve buscar meios para influenciar, motivar e estimular as pessoas a participarem e se envolverem com o alcance dos objetivos propostos.
• Controle: o monitoramento do progresso da organização em direção aos objetivos é fundamental para o seu sucesso. A intenção é justamente fazer a comparação do desempenho real com os padrões predeterminados. Ao se detectarem diferenças significativas, devem-se adotar ações corretivas ou reavaliar o plano original, o que poderá exigir novo planejamento.

Planejamento

Planejamento,é uma atividade sistêmica e dinâmica. E a capacidade de adaptação permanente das mudanças continuadas que ocorrem no ambiente.

               “[...] um plano é uma direção.” (Drucker, 2006).

Planejamento é prever com antecipação os objetivos pretendidos, independente da área de atuação e dos meios que serão empregados para o alcance desses objetivos.

Então planejar é:

O que fazer?

Para que fazer?

Como fazer?

Com que recursos fazer?

Quando fazer?

Com quem fazer?

As respostas a essas questões é objetivo que o administrador deve alcançar para efetuar o Planejamento, enquanto atividade nas áreas da Organização.

É uma Função dinâmica, sua concepção necessita estar em sintonia com a dinamicidade dos ambientes interno e externo.

O administrador deve estar atento ao processo dinâmico que caracteriza os ambientes internos e externos e avaliar de que forma os planos elaborados necessitam ser adaptados.

As empresas existem para atender aos clientes e o desafio diário do gestor é entender o que é valor para o cliente (Drucker, 2006).

Segundo Taylor (1856-1915),a busca da eficiência operacional e do conseqüente incremento da rentabilidade organizacional, defini como funções básicas da gestão o Planejamento e o Controle.

O Planejamento por cenários diz respeito a fazer escolhas hoje com uma compreensão sobre o que pode acontecer com elas no futuro. (SCHWART, 2003, p.15)

Algumas ferramentas empregadas no processo de Planejamento: Matriz de Ansoff, a Matriz do Boston Consulting Group-BCG, o Ciclo de Vida do Produto, a Análise das Deficiências, Ameaças, Fortalezas e Oportunidades, a Matriz de Planejamento Estratégico de Negócios da McKinsey-GE, o Modelo de Porter e o Balanced Scorecard-BSC.

A Matriz do Boston Consulting Group-BCG- é acompanhamento da taxa de crescimento do segmento produtivo e do posicionamento proporcional da empresa frente ao seu segmento de mercado.

A Análise do Ciclo de Vida do Produto – é a relação com os seres vivos e cada etapa do desenvolvimento, introdução, crescimento, maturação e declínio de produtos no mercado.

A Análise das Deficiências, Ameaças, Fortalezas e Oportunidades – é o instrumento do Planejamento para acompanhar o estágio organizacional de superação dos obstáculos.

A Matriz do McKinsey – é monitorar o desempenho organizacional frente ao Planejamento elaborado e o estabelecimento de ações corretivas que evitem o prejuízo corporativo.

O Modelo de Porter (1986) – é o  acompanhamento do desempenho do ramo  em que o segmento atua, pela análise da concorrência direta, e, a partir destes elementos, permite conceber e implantar estratégia de atuação.

O Balanced Scorecard – é o processo de Planejamento empresarial que possibilita a análise integrada e simultânea do desempenho organizacional, a partir do acompanhamento do desempenho financeiro, da satisfação dos clientes e dos processos internos.

Organização

A organização, enquanto atividade de gestão e, paralelamente, enquanto unidade de produção-ente exige atenção especial e estudo detalhado, na medida em que possibilita o uso organizado dos meios de produção para alcance de objetivos coletivos e individuais.

“Grupo de pessoas que se forma de maneira organizada para alcançar objetivos em comum.” (LACOMBE; HEILBORN, 2003, p.13)

Para um administrador função organização cumpre um importante papel, na medida em que possibilita o uso coerente dos recursos disponíveis, em busca do alcance de objetivos de maneira eficiente e com eficácia.

Organização é analisada sob as dimensões: ótica estrutural, dos recursos e do processo operacional.

Estrutural, esta relacionada à definição de estrutura gerencial alinhada ou convergente com a estratégia organizacional.

Recursos produtivos estão relacionados ao dimensionamento, contratação, alocação e acompanhamento, avaliação dos capitais humanos, intermediário, gerencial e diretivo; dos capitais financeiros; dos recursos tecnológicos de produção, sistemas de informações gerenciais e produtivos; dos recursos naturais necessários ao processo produtivo operacional, agrupar as atividades, dividir o trabalho em tarefas, distribuir as tarefas entre as áreas que integram a estrutura, observando critérios de competências e habilidades técnicas, e atribuir responsabilidades, prazos, metas e objetivos para cada uma das unidades que integram a estrutura organizacional.

O administrador tem com a Organização como a função mais complexa e que exige atenção especial, permanente acompanhamento e divisão das tarefas durante a execução do processo.

A divisão do trabalho em tarefas, definição prévia de critérios de autoridade e responsabilidade entre os componentes da estrutura e o agrupamento destas, numa Organização de produção, resultará num processo denominado de departamentalização, observados determinados critérios: natureza das atividades desempenhadas, convergência em função de um produto, do processo produtivo, da área territorial de atuação da Organização, dos clientes e combinações ou mesclas de duas ou mais modalidades anteriormente nominadas.

Controle

O Administrador deve efetuar a função Controle para que não ocorra o risco do desperdício dos recursos produtivos e da fuga dos objetivos corporativos.

Controle possibilita ao administrador o monitoramento das ações estratégicas e operacionais através de relatórios sistemáticos e regulares acerca das ações programadas e das executadas, com a conseqüente adoção de medidas corretivas sempre que os objetivos e as metas organizacionais não estejam sendo atingidos. Função Controle deve ser exercida durante todo o processo produtivo, caso contrário perde sua razão de ser.

O administrador deve efetuar a função Controle, com zelo e perspicácia, seja na observação pessoal e participante ou mesmo da elaboração de informes e relatórios específicos.

Dirigir

Para que o Administrador atenda a função Dirigir e objetivos é importante que os planos, projetos tenham sido efetuados, metas, prazos e recursos previamente definidos e adequados à realidade da Organização.

Dirigir é realidade no ambiente organizacional quando existe cultura interna de forte articulação, cooperação e troca complementar entre as diversas unidades que integram a estrutura.

Dirigir é um desafio a todos os administradores de organizações, pois envolve todas as partes mobilizadas no processo gerencial, no processo de orientar as pessoas em convergência com os objetivos da Organização, tendo assim que estar em perfeita harmonia com as mudanças interna e de identificar as deficiências de pessoal, identificar eventuais baixas produtivas e encaminhar suas soluções para readequar os recursos aos planos e propostas construídas.

Para cada uma das Funções Administrativas, há diferentes níveis de tomada de decisão, dependendo do nível hierárquico em que ele esteja atuando (DUBRIN, 1998). Os executivos (gerentes do nível superior) gastam a maior parte do seu tempo com planejamento estratégico (de alto nível e de longo prazo) do que os administradores médios e de nível operacional.

Administradores de nível operacional estão mais próximos das atividades rotineiras e dos problemas do dia-a-dia, controlando-os e resolvendo-os pessoalmente. Portanto, na estrutura clássica organizacional há, basicamente, três níveis distintos de administração, que é o número de níveis hierárquicos que ainda abrange a grande maioria das organizações atuais.

Fonte: site do Ministério do trabalho, site do Conselho Federal de Administração, adaptado de Dubrin (1998); Montana & Charnov (1998), site o administrador, site Wikipédia, adaptado de Robbins (2005); Kwasnicka (2004)..